Règlement intérieur de l’association RxLaboratorio

Voir aussi :

Adopté par l’assemblée générale du 29 avril 2025.

Ce règlement intérieur complète les statuts de l’association, les précise et donne les modalités de leur application.

ARTICLE 1 : Champs d’application

Le présent règlement concerne l’association RxLaboratorio domiciliée 56 Impasse Pré Forand, 73660 Les Chavannes en Maurienne.

Ce règlement s’adresse à tous les membres adhérents de l’association RxLaboratorio.

ARTICLE 2 : Statut des membres

L’association compte deux types de membre :

Les membres actifs et actives ont une activité régulière et identifiée au sein de l’association.
Les membres créateurs et créatrices qui ont au moins un contenu distribué par l’association au public général. Ce contenu peut être des programmes informatiques, ou tous produits ou services qui leur sont associés (tutoriel, livre, guide utilisateur…) validé par le Conseil Collégial. Les modalités de ce statut sont décrites à l’article 10 du présent règlement.

Les personnes morales peuvent adhérer à l’association et faire partie des deux types de membres, mais doivent en ce cas désigner une personne physique qui servira de contact référent.

Les membres paient une cotisation annuelle. En cas de nouvelle adhésion, leur statut de membre est valable jusqu’à la date anniversaire du premier paiement. Cette date anniversaire reste la même pour les renouvellements qui suivent, quelle que soit la date de paiement. Les membres peuvent choisir de payer leur cotisation mensuellement.

Le statut de membre peut ouvrir droit à des tarifs réduits sur les produits et services proposés par l’association. Le montant et les modalités de ces réductions est décidé par le Conseil Collégial.

ARTICLE 3 : Conditions d’admission

Les montants des cotisations sont fixés comme suit :

la cotisation annuelle des membres personnes physiques est fixée à un montant de 20 euros minimum, au choix de l’adhérent ;
la cotisation annuelle des membres personnes morales est fixée à un montant de 100 euros minimum, au choix de l’adhérent ;
la cotisation annuelle payée mensuellement des membres personnes physiques est fixée à un montant de 2 euros mensuels minimum, soit 24 euros annuels, au choix de l’adhérent.
la cotisation annuelle payée mensuellement des membres personnes morales est fixée à un montant de 10 euros mensuels minimum, soit 120 euros annuels, au choix de l’adhérent.
une cotisation à destination des personnes physiques sans ressources ou avec des ressources limitées (chômeurs et chômeuses, étudiants et étudiantes, …) est fixée à un montant de 10 euros annuels.

L’association se donne pour mission d’aider les adhérents à choisir leur juste montant de cotisations en fonction de leurs revenus.

La liste des membres (noms, prénoms ou raison sociale) est publique pour l’ensemble des membres de l’association.

Pour obtenir le statut d’adhérent, la personne devra prendre connaissance des statuts et du règlement intérieur de l’association, et remplir le formulaire d’adhésion. Ces documents sont disponibles sur le site internet de l’association. Si la personne ne dispose pas d’accès à internet, elle pourra faire parvenir par tout moyen au siège social de l’association une demande d’adhésion accompagnée des informations suivantes :

montant et fréquence de paiement (mensuel ou annuel) de cotisation ;
nom et prénoms, ou raison sociale pour les personnes morales ;
date et lieu de naissance, ou numéro d’identification pour les personnes morales ;
adresse postale complète et tout autre moyen de communication permettant de la joindre (la possession d’une adresse de courriel est fortement recommandée) ;

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’adhérent dispose d’un droit d’accès et de rectification des données le concernant auprès du Conseil Collégial.

L’adhérent s’engage à porter à la connaissance de l’association toute modification portant sur son adresse postale ou tout autre moyen de communication permettant de le joindre.

Le membre accepté disposera d’un délai de quinze jours suite à sa demande d’adhésion pour régler le montant de sa cotisation. Si aucun paiement n’est parvenu à échéance au Comité de Fonctionnement, l’adhésion sera considérée comme nulle. Le trésorier accuse réception de l’encaissement par l’envoi d’un reçu, qui pourra être électronique.

ARTICLE 4 : Démission, exclusion, décès d’un membre

La démission doit être adressée par écrit au Conseil Collégial. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
Comme indiqué à l’article 8 « Perte de la qualité de membre » des statuts, l’exclusion d’un membre peut être prononcée par le Conseil Collégial pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
- une condamnation pénale pour crime et délit,
- toute action de nature à porter préjudice, moral ou matériel, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation,
- le non respect des statuts ou du règlement intérieur de l’association.
En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.

La cotisation déjà versée à l’association est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’adhésion.

ARTICLE 5 : Assemblées générales, vote et prise de décision

Pour rappel, on peut distinguer différents modes de décision :

Autoritaire : un ou une seule membre prend la décision ;
Minoritaire : un sous-groupe moins nombreux prend la décision pour toutes et tous ;
Majoritaire (on parlera de « majorité », « majorité simple » ou « majorité relative ») : le groupe le plus nombreux prend la décision pour toutes et tous ;
Majoritaire absolu : le groupe qui obtient au moins la moitié des voix (50 % + 1) prend la décision pour toutes et tous ;
Consentement : les membres sont invités à exprimer une opposition justifiée, avec des risques avérés, et sinon de convenir à ne pas s’y opposer ;
Compromis : l’ensemble des membres se mettent d’accord, sur la solution acceptable par toutes et tous mais pas toujours satisfaisante ;
Consensus : les membres d’un groupe cherchent à se mettre d’accord sur la base d’une analyse approfondie d’arguments discutés, en essayant d’éviter les biais cognitifs ;
Unanimité : l’ensemble des membres est d’accord. Par ailleurs :
le quorum est un nombre de présence minimal parmi les membres d’une assemblée sans lequel une délibération au sein de celle-ci ne peut être valide ;
le vote nul est le vote non valide ;
l’abstention est l’absence de vote ;
le vote blanc est le fait de ne voter pour aucune des propositions présentées.

Conformément à l’article 14 des statuts de l’association, lors des Assemblées Générales Ordinaires, le quorum est fixé à vingt pourcents (20%) des membres avec droit de vote, et les décisions se font au scrutin majoritaire des membres présents et représentés.

Conformément à l’article 15 des statuts de l’association, lors des Assemblées Générales Extraordinaires, le quorum est fixé à cinquante pourcents (50%) des membres avec droit de vote, et les décisions se font à la majorité des deux tiers des membres présents et représentés.

Conformément à l’article 12 des statuts de l’association, pour tous les types d’Assemblées Générales, les votes sont publics, sauf si au moins un quart des membres présents ou représentés fait la demande d’un vote à scrutin secret.

Conformément à l’article 17 des statuts de l’association, lors des réunions du Conseil Collégial, le quorum est fixé à cinquante pourcents (50%) des membres avec droit de vote, et les décisions se font à la majorité absolue des membres présents et représentés ; en cas de partage, la voix des coprésidentes et coprésidents est prépondérante.

En dehors des Assemblées Générales (ordinaires et extraordinaires) et des réunions du Conseil Collégial, l’association privilégie par défaut la prise de décision par consentement, sans quorum, ni mise au vote de la décision. Elle cherche en toutes circonstances à éviter les prises de décision aux modes « autoritaire » ou « minoritaire ».

Cependant, tout membre de l’association peut décider de mettre une décision au vote. Il est alors fortement recommandé aux membres qui proposent un vote d’en choisir et préciser les modalités. Notamment, il est possible et bienvenu d’indiquer si un quorum est requis ainsi que de préciser un seuil de majorité (par exemple : majorité simple, majorité absolue (50 % + 1), majorité de 60 %, majorité des deux tiers, etc). Dans le cas de votes asynchrones, ces derniers devront être bornés dans le temps et comporter une date de début et une date de fin de recueil des voix, avec un intervalle suffisant pour permettre aux membres qui le souhaitent de s’exprimer.

A défaut d’être précisée lors d’un vote (hors Assemblées Générales ou réunions du Conseil Collégial), la majorité nécessaire pour prendre une décision lors d’un vote binaire est réputée être de 60 % des votes des membres présents ou représentés.

ARTICLE 6 : Comités

Afin de faciliter le travail au quotidien de l’association, cette dernière est organisée en comités.

Les comités thématiques sont mis en place par le Conseil Collégial, sur proposition des membres de l’association. La liste de ces comités est au minimum celle de ce règlement intérieur mais pourra être étendue par le Conseil Collégial.

Ces comités thématiques peuvent accueillir tous types de personnes physiques ou morales, y compris non adhérentes de l’association, sous l’approbation du Conseil Collégial. En particulier, les comités travaillent de façon rapprochée avec la direction (ou la codirection) salariée, à qui ils peuvent déléguer une partie de leurs missions.

Cependant :

chaque membre du Conseil Collégial doit au moins participer à un autre comité thématique ;
chaque comité thématique doit comporter un ou une référente. Cette référente du comité thématique organise les moyens nécessaires au comité et rapporte régulièrement l’avancement de ce dernier au Conseil Collégial ;
Chaque comité est composé d’au moins un membre de l’association.

Conseil Collégial

L’association est administrée par un Conseil Collégial (qui pourra être parfois appelé Conseil d’Administration dans certains documents).

Comme précisé à l’article 16 des statuts de l’association, le Conseil Collégial comprend trois membres au moins et quinze membres au plus, élus pour deux années par l’Assemblée Générale. Le Conseil Collégial est constitué pour au moins un tiers et au maximum deux tiers de membres créateurs et créatrices.

Les membres du Conseil Collégial sont élus parmi les membres de l’association ayant atteint la majorité légale, ayant plus d’une année d’ancienneté, et à jour de leurs cotisations, lors des assemblées générales, pour deux ans. Les candidats à l’élection sont invités à soumettre par écrit leur candidature au Conseil Collégial à tout moment dans l’année ; toutefois, les candidatures retenues pour l’Assemblée Générale seront celles soumises avant l’envoi des convocations à l’assemblée. Si une candidature est soumise après l’envoi de ces convocations, le candidat a la possibilité qu’elle soit enregistrée pour l’Assemblée Générale qui suivra s’il le souhaite.

Lors de l’Assemblée Générale, chaque candidat est soumis à l’approbation de l’assemblée. Tous les candidats approuvés à la majorité absolue des membres présents ou représentés sont élus au Conseil Collégial, dans les limites de la composition du Conseil Collégial prévues à l’article 16 des statuts. Si le nombre de membres du conseil dépasse les limites, les candidats sont départagés par le nombre de voix obtenues. Si après cette sélection, certains candidats ne peuvent toujours pas être départagés, le Conseil Collégial en cours (y compris les candidats déjà élus lors de l’assemblée en cours mais en excluant les membres sortants et non réélus) départage les candidats.

Les statuts de l’association définissent les modalités de réunion du Conseil Collégial. Comme précisé à l’article 17 des statuts, tout membre de l’association est invité à assister, sans droit de vote, aux réunions du Conseil Collégial. Dans cette optique, le Conseil Collégial devra avertir par écrit tous les membres de l’association de la tenue d’une réunion au moins vingt-quatre heures (24 h) à l’avance.

Ce conseil est notamment en charge de mettre en œuvre la politique définie par l’Assemblée Générale. Il se prononce l’exclusion des membres. Il décide de la création et/ou de la suppression d’emplois salariés. Il autorise des dépenses qui n’auraient pas été prévues dans le budget prévisionnel. Il décide de l’ouverture des comptes bancaires et des délégations de signature. Il arrête les projets qui seront soumis à l’assemblée générale. Il décide d’engager les actions en justice au nom de l’association. Il peut proposer au vote les modifications du règlement intérieur.

Le Conseil Collégial est en charge de la réflexion et des moyens à mettre en œuvre au quotidien afin que l’association puisse répondre efficacement à son objet social. Il fixe, et suit, les indicateurs de succès (ou d’échec) des actions de l’association. Il est en charge des dynamiques de long terme de l’association et élabore les scénarios possibles qu’il présente sous la forme d’une « feuille de route » à l’association en Assemblée Générale. Afin de coordonner la charge de travail du Conseil Collégial, des comités dédiés à des tâches thématiques spécifiques sont créés.

Comité d’Éthique

Le Comité d’Éthique est en charge du contrôle des actions et de l’organisation de l’association pour garantir la démocratie et favoriser l’émancipation, l’épanouissement, la solidarité, la bienveillance, l’inclusivité et le partage entre les membres et avec le public en général.

Pour garantir son indépendance et sa représentativité, le Comité d’Éthique désigne en son sein un groupe décisionnel, chargé des prises de décisions et des arbitrages, composé d’au minimum deux membres, chaque type de membre étant présent en proportion d’au moins un tiers et au maximum deux tiers au sein de ce groupe décisionnel.

Le Comité d’Éthique ne peut pas être composé pour plus de sa moitié de membres du Conseil Collégial.

Ce comité veille à ce que l’association représente un environnement ouvert, accueillant, divers, inclusif et bienveillant pour tous et toutes, sans discrimination aucune, qu’elle soit d’identité, d’âge, de handicap, d’origine, d’apparence, de nationalité, sociale, sexuelle, de genre, d’éducation, de niveau d’expérience, etc. Il veille notamment au respect du code de conduite (article 8 du présent règlement) de l’association.

Ce principe de non-discrimination impose que les tarifs et cotisations de l’association puissent être adaptés aux revenus de chacun, partout.

Ce comité prête une attention particulière aux conditions de travail des membres et salariés, ainsi qu’à la gestion des conflits internes, en relation avec le Comité de Fonctionnement. Ce comité veille à la protection des données privées, ainsi qu’au respect de l’environnement, en lien avec le Comité Environnement.

Dans le domaine d’activité particulier de l’association, le comité d’éthique veille à ce que l’association favorise et promeuve uniquement des programmes informatiques qui respectent la liberté des utilisateurs et utilisatrices, notamment en favorisant le respect de ces quatre libertés fondamentales :

la liberté d’utiliser le logiciel à n’importe quelle fin,
la liberté de modifier le programme pour répondre à leurs besoins,
la liberté de redistribuer des copies à leurs amis et voisins,
la liberté de partager avec d’autres les modifications qu’elles et ils ont faites.

Il va de soi que le respect de ces quatre libertés implique que le code source des logiciels soit accessible à leurs utilisateurs et utilisatrices.

Ce comité d’Éthique veille aussi à ce que l’association favorise et promeuve les licences ouvertes pour la distribution de tous travaux créatifs (programmes, vidéos, images, textes…).

Dans ce cadre, le Comité d’Éthique s’assure aussi de la reconnaissance, aussi bien financière que morale, du travail des créateurs et auteurs de tous ces travaux, y compris du respect de leurs droits d’auteurs.

Le Comité d’Éthique veille à minimiser l’impact sur l’environnement (le climat, la biodiversité, les disponibilités des ressources naturelles, etc.) de l’association.

Il veille et aide les créateurs et créatrices à réduire l’impact de leur travaux sur l’environnement, et aide aussi leurs utilisateurs et utilisatrices à réduire l’impact de leur usage.

Comité Relations Publiques

Le Comité Relations Publiques est en charge des interactions entre l’association et le public. Il gère la distribution des contenus des membres créateurs et créatrices.

Ce comité est en charge de la communication externe de l’association, incluant notamment : relations avec la presse, création des supports de communication, animation des réseaux sociaux, échanges avec la communauté, etc. Ce comité est en charge des partenariats – actuels et futurs – de l’association.

Comité de Fonctionnement

Ce comité est en charge des questions financières et budgétaires. Il assure notamment la gestion quotidienne des comptes de l’association. Il est en charge de la présentation des rapports financiers annuels.

Ce comité est en charge des questions légales. Il assure notamment la rédaction, modification et bonne conformité des statuts et du règlement intérieur. Il rédige les mentions légales et conditions générales d’utilisations des sites web et services de l’association. Il gère les dossiers juridiques avec les institutions concernées. Il rédige les contrats des employés de l’association. Il s’assure de la bonne conformité des conventions signées avec les entreprises, collectivités ou universités avec lesquelles travaille l’association.

Ce comité est en charge d’administrer, mobiliser et développer le capital humain de l’association, notamment les salariés de l’association. Il propose notamment les rémunérations et indemnités des salariés (en relation avec le Conseil Collégial), participe à la rédaction des contrats, s’assure du paiement des salaires. Il prête une attention particulière aux conditions de travail des membres et salariés, ainsi qu’à la gestion des conflits internes, en relation avec le Comité d’Éthique.

Comité Technique

Ce comité est en charge de l’infrastructure réseau et logicielle de l’association. Il administre les serveurs, met à disposition les espaces web, installe éventuellement les applications, s’assure de la bonne mise à jour de ces dernières, gère les boites mails et les listes de discussions électroniques de l’association. Il s’assure de la mise en œuvre des bonnes pratique de sécurité des serveurs, applications, et données des utilisateurs. Il est le dépositaire de l’ensemble des accès nécessaires au bon fonctionnement de l’association, sous le contrôle du Conseil Collégial.

Il travaille sous contrôle du Comité d’Éthique.

ARTICLE 7 : Fonctionnement

Toute dépense d’une valeur supérieure à 2 000 € (deux mille euros) effectuée au nom de l’association, devra être autorisé par le Conseil Collégial ou le Comité de Fonctionnement. Les dépenses de montants inférieurs à 2 000€ devront faire l’objet d’une information au Comité de Fonctionnement ou à son ou sa référente.

Si un acte ou prestation au nom de l’association par un ou une de ses membres est rétribué, il ne pourra donner lieu à rétribution personnelle, l’association étant dans ce cas le seul bénéficiaire autorisé, par un règlement transmis au Comité de Fonctionnement.

Aucune prise de position publique ne peut se faire au nom de l’association sans accord préalable ou délégation de pouvoir du Conseil Collégial.

ARTICLE 8 : Code de conduite

Tout membre de l’association s’engage à respecter les statuts et le règlement intérieur de l’association. Un ou une adhérente, par ses actions ou ses déclarations, ne devra pas entraîner un préjudice moral ou matériel à l’association. Si ce préjudice est estimé comme grave par le Conseil Collégial, l’adhérent ou l’adhérente pourra être radiée de l’association.

Chaque participant ou participante à un comité thématique s’engage à travailler dans les limites fixées par le référent ou la référente du comité concerné.

Le RFC 1855 (Netiquette) s’applique au sein de l’association, et tout manquement grave à cette netiquette ou au code de conduite entraînera des sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion de l’adhérent ou de l’adhérente. Le Code de Conduite « Contributor Convenant » tel que disponible sur www.contributor-covenant.org s’applique au sein de l’association.

L’association met à disposition une copie de la Netiquette et du Contributor Convenant auprès de ses membres. Par ailleurs, les membres de l’association s’engagent à respecter les Conditions Générales d’Utilisation de l’association, disponibles sur le site internet de l’association.

ARTICLE 9 : Responsabilité des membres

Aucun des membres de l’association n’est personnellement responsable des engagements contractés par elle. Seul le patrimoine de l’association répond de ses engagements.

En matière de gestion, la responsabilité incombe, sous réserve d’appréciation souveraine des tribunaux, aux membres du Conseil Collégial.

ARTICLE 10 : Distribution de contenu

Toute personne physique ou morale peut à tout moment demander à ce qu’une de ses créations puisse être distribuée par l’association au public général, notamment via son site internet. La demande est transmise par écrit au Conseil Collégial et au Comité Relations Publiques, qui sont chargés d’étudier la demande pour la valider. Celle-ci doit être :

un programme informatique au code ouvert ou sous licence libre,
ou bien tutoriel, un livre, un guide utilisateur, ou de manière générale tout produit ou service en lien avec un programme informatique distribué par l’association ou au code ouvert ou sous licence libre.

En aucun cas un acte ou une prestation par un de ses membres au nom de l’association, ou tout support créé en vue de la réalisation d’un acte ou d’une prestation, par un membre de l’association, ne pourra être considéré comme une création distribuée par l’association.

Le titre ou le nom de la création soumise à distribution ne pourront pas commencer par les lettres « Rx » ni inclure les séquences de lettres « RxLab » ou « RxLaboratorio ».

La demande peut être collective et plusieurs personnes physiques ou morales peuvent ainsi proposer une co-création.

Le ou les personnes faisant la demande certifient être détenteurs légaux des droits de distribution à l’international de la création et ne pas être liés par un quelconque contrat d’exclusivité la concernant.

En cas de création collective, tous les détenteurs des droits de distribution de la création doivent donner leur accord écrit pour la distribution de la création par l’association.

L’acceptation par le Conseil Collégial et le Comité Relations Publiques de la distribution d’une création implique l’acceptation par le créateur ou créatrice des modalités de la distribution, y compris celles d’une éventuelle rémunération, telles que définies par les Conditions Générales d’Utilisation de l’association.

Dès lors qu’un membre actif ou active de l’association a une création distribuée par l’association, il ou elle accède au statut de membre créateur ou créatrice. La distribution des créations par l’association n’est pas exclusive, et le membre peut distribuer ses créations à l’extérieur de l’association par tout moyen de son choix.

Un créateur ou une créatrice peut à tout moment décider de retirer une ou plusieurs de ses créations de la distribution, en en faisant la demande par écrit au Conseil Collégial ou au Comité de Fonctionnement.

Le Conseil Collégial a le pouvoir de retirer ou suspendre toute création de la distribution, à tout moment ; il doit dans ce cas préalablement avertir la personne créatrice en détaillant les raisons de cette décision. Si un membre créateur ou créatrice de l’association n’a plus de création distribuée par l’association, il ou elle perd automatiquement le statut de membre créateur ou créatrice.

Conditions de distribution

Le Comité de Fonctionnement, en relation avec le Comité d’Éthique, rédige les Conditions Générales d’Utilisation de l’association qui incluent les conditions de distribution des créations des membres créateurs et créatrices.

Ces conditions définissent les modalités de la distribution des créations et notamment de la rétribution des membres créateurs et créatrices. Cette rétribution doit prendre en compte à la fois le temps de travail nécessaire exclusivement à la création (fabrication, maintenance, mises à jour, support…) et l’intérêt social de la création tel qu’évalué par le Conseil Collégial et le Comité Relations Publiques.

Le Comité de Fonctionnement définit la fréquence et le montant global des rétributions à distribuer aux membres créateurs et créatrices en fonction des ressources de l’association.

ARTICLE 11 : Droit applicable – Langue du Règlement Intérieur

Le présent règlement intérieur est régi par le droit français. Nonobstant toutes traductions qui peuvent en être faites, signées ou non, la langue faisant foi pour l’interprétation ou l’exécution du présent règlement intérieur est le français.